Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần gồm những gì?
Chi nhánh được xem như một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng mà doanh nghiệp giao phó. Cụ thể, chi nhánh có thể đảm nhiệm toàn bộ hoặc một phần các nhiệm vụ của doanh nghiệp, từ việc cung cấp dịch vụ, sản phẩm cho đến việc tiếp cận và phục vụ khách hàng. Một trong những chức năng đặc biệt của chi nhánh là việc đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp trong các giao dịch và hoạt động kinh doanh, điều này giúp tăng cường khả năng hiện diện của doanh nghiệp trên thị trường mà không cần phải thiết lập một tổ chức hoàn toàn độc lập.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ để thành lập chi nhánh công ty cổ phần cần chuẩn bị một số giấy tờ quan trọng. Đầu tiên, cần có Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, mẫu thông báo này được quy định tại Phụ lục II-7 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT và phải được người đại diện theo pháp luật ký.
Tiếp theo, một bản sao Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh cũng cần được đính kèm. Biên bản này cần có chữ ký của chủ tọa và thư ký, đồng thời phải được đóng dấu ở vị trí chữ ký của chủ tọa và có dấu treo ở góc trái trang đầu tiên; lưu ý không đóng dấu giáp lai. Bản sao Nghị quyết hay Quyết định thành lập chi nhánh cũng là một phần không thể thiếu trong hồ sơ, trong đó chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị cùng với dấu công ty cần được thể hiện rõ ràng.
Thêm vào đó, hồ sơ còn yêu cầu Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, tài liệu này cũng cần được ký tên và đóng dấu tương tự. Đặc biệt, bản sao chứng thực Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh cũng phải có mặt trong hồ sơ.
Ngoài ra, Giấy uỷ quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả thành lập chi nhánh cũng là một tài liệu quan trọng, trong đó cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu công ty. Cuối cùng, bản sao chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính của Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người được ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả cũng cần được cung cấp.
Lưu ý rằng việc đóng dấu trên các tài liệu như thông báo, nghị quyết hay quyết định là không bắt buộc, điều này có thể tạo thuận lợi hơn cho các công ty trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty dược phẩm
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần
Sự hoạt động của chi nhánh không chỉ mang tính chất độc lập, mà còn phải luôn đồng bộ và hướng về mục tiêu chung của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi chi nhánh không chỉ thực hiện đúng các chức năng mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, chính sách và chiến lược mà doanh nghiệp đã đề ra. Tính đồng nhất trong hoạt động giữa chi nhánh và doanh nghiệp mẹ sẽ giúp nâng cao hiệu quả và sự thống nhất trong toàn bộ hệ thống, từ đó tạo ra sự ổn định và bền vững trong hoạt động kinh doanh. Nhờ vào việc này, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa nguồn lực và mở rộng khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường, đồng thời cải thiện dịch vụ và sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Tùy thuộc vào hình thức nộp hồ sơ, quy trình thành lập chi nhánh công ty cổ phần sẽ có những bước thực hiện khác nhau. Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện, bước đầu tiên là doanh nghiệp cần đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh để nộp hồ sơ đăng ký. Sau khi nộp, trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp thực hiện. Lệ phí cho hình thức này là 50.000 đồng mỗi lần, theo Biểu phí và lệ phí đăng ký doanh nghiệp quy định tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC.
Trong trường hợp doanh nghiệp chọn đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số công cộng, bước đầu tiên là người nộp hồ sơ cần kê khai thông tin theo quy định, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ và thanh toán phí qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất, người nộp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp đăng ký và thông báo cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa đủ điều kiện, thông báo yêu cầu sửa đổi sẽ được gửi qua mạng cho doanh nghiệp. Đặc biệt, lệ phí đối với hình thức này được miễn hoàn toàn.
Ngoài ra, trường hợp đăng ký qua mạng sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh cũng rất phổ biến và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Người nộp sẽ sử dụng tài khoản này để kê khai, đính kèm giấy tờ và ký xác thực hồ sơ. Nếu có ủy quyền cho người khác thực hiện, văn bản ủy quyền cần phải chứa thông tin liên lạc của người ủy quyền để xác thực. Tương tự như các hình thức trên, sau khi nộp hồ sơ, người nộp sẽ nhận được Giấy biên nhận, và Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp hoặc yêu cầu sửa đổi hồ sơ nếu không đủ điều kiện. Lệ phí cho hình thức này cũng được miễn. Như vậy, tùy theo từng hình thức nộp hồ sơ, quy trình và lệ phí sẽ có những khác biệt rõ rệt, giúp doanh nghiệp lựa chọn cách thức phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Tham khảo thêm bài viết:
- Thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hàng miễn thuế
- Mẫu giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh giám định cổ vật năm 2024
- Nhóm các Tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, thương mại
Câu hỏi thường gặp
Luật Doanh nghiệp năm 2020 Điều 40 quy định về Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.
– Chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc trụ sở chính, được thành lập hợp pháp và có con dấu và tài khoản riêng nhưng chưa độc lập hoàn toàn về tài sản, phải nhân danh trụ sở chính thực hiện các quan hệ pháp luật chứ không nhân danh bản thân chi nhánh đó.
Như vậy, có thể khẳng định rằng, chi nhánh công ty là 1 đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân.
– Chức năng hoạt động và hoạt động của Chi nhánh giống như một công ty thu nhỏ có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.
– Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào doanh nghiệp. Chi nhánh có thể đăng ký số lượng ngành nghề ít hơn hoặc bằng với số lượng ngành nghề kinh doanh của công ty. Nhưng tuyệt đối phải đúng với những ngành nghề kinh doanh mà công ty đã đăng ký. Chi nhánh không được đăng ký những ngành nghề mà công ty chưa đăng ký.
