Thương thảo hợp đồng là gì?
Thương thảo hợp đồng là một hoạt động quan trọng và cần thiết trong quy trình ký kết hợp đồng, được thực hiện trước khi các bên chính thức ký kết hợp đồng. Mục đích chính của việc thương thảo hợp đồng là để các bên liên quan thống nhất lại một số nội dung cụ thể và xác nhận các vấn đề đã được đồng thuận trước đó bằng văn bản. Quá trình này giúp các bên điều chỉnh và hoàn thiện các điều khoản hợp đồng, đảm bảo rằng tất cả các điều kiện và yêu cầu đều được ghi nhận chính xác và rõ ràng. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP, nhà thầu xếp hạng thứ nhất sẽ được mời đến để tham gia thương thảo hợp đồng. Trong trường hợp nhà thầu được mời tham gia thương thảo hợp đồng nhưng không có mặt hoặc từ chối tham gia, nhà thầu đó sẽ không được nhận bảo đảm dự thầu. Quy định này nhằm đảm bảo rằng các nhà thầu tham gia quá trình thương thảo hợp đồng một cách nghiêm túc và có trách nhiệm, đồng thời giúp tăng cường tính minh bạch và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
Quy định thương thảo hợp đồng trong đấu thầu
Khi Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP được ban hành ngày 26/11/2013, đã đánh dấu một sự thay đổi căn bản so với Luật Đấu thầu 2005. Một trong những điểm nổi bật của Luật Đấu thầu 2013 là việc đưa bước thương thảo và hoàn thiện hợp đồng vào quy trình trước khi trình duyệt kết quả đấu thầu. Quy trình này được quy định chi tiết tại Điều 38 của Luật Đấu thầu 2013, bao gồm các bước sau:
Đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế, quy trình lựa chọn nhà thầu bao gồm: chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng; trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; và cuối cùng là hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
Đối với chỉ định thầu, quy trình thông thường bao gồm: chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu; trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; và ký kết hợp đồng. Trong khi đó, quy trình rút gọn bao gồm: chuẩn bị và gửi dự thảo hợp đồng cho nhà thầu; thương thảo, hoàn thiện hợp đồng; trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; và ký kết hợp đồng.
Đối với chào hàng cạnh tranh, quy trình thông thường bao gồm: chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo hợp đồng; trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; và ký kết hợp đồng. Quy trình rút gọn bao gồm: chuẩn bị và gửi yêu cầu báo giá cho nhà thầu; nhà thầu nộp báo giá; đánh giá các báo giá và thương thảo hợp đồng; trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; và ký kết hợp đồng.
Đối với mua sắm trực tiếp, quy trình bao gồm: chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ sơ đề xuất và thương thảo về các đề xuất của nhà thầu; trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; và ký kết hợp đồng.
Đối với tự thực hiện, quy trình bao gồm: chuẩn bị phương án tự thực hiện và dự thảo hợp đồng; hoàn thiện phương án tự thực hiện và thương thảo, hoàn thiện hợp đồng; và ký kết hợp đồng.
Đối với lựa chọn nhà thầu tư vấn cá nhân, quy trình bao gồm: chuẩn bị và gửi điều khoản tham chiếu cho nhà thầu tư vấn cá nhân; nhà thầu tư vấn cá nhân nộp hồ sơ lý lịch khoa học; đánh giá hồ sơ lý lịch khoa học của nhà thầu tư vấn cá nhân; thương thảo, hoàn thiện hợp đồng; trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; và ký kết hợp đồng.
Cuối cùng, đối với các gói thầu có sự tham gia thực hiện của cộng đồng, quy trình bao gồm: chuẩn bị phương án lựa chọn cộng đồng dân cư, tổ chức, tổ, nhóm thợ tại địa phương để triển khai thực hiện gói thầu; tổ chức lựa chọn; phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn; và hoàn thiện, ký kết hợp đồng.
Việc đưa quy trình thương thảo hợp đồng trước khi có quyết định trúng thầu đã khắc phục cơ bản những tồn tại của quy định trước đây. Điều này không chỉ làm cho quá trình thương thảo trở nên hiệu quả và phù hợp hơn với thông lệ quốc tế, mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch và công bằng trong quy trình lựa chọn nhà thầu.
Tìm hiểu thêm: Thủ tục công chứng hợp đồng vay tiền
Việc thương thảo hợp đồng trong đấu thầu được thực hiện dựa trên cơ sở nào?
Mục tiêu của quá trình thương thảo là đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng phù hợp với yêu cầu của dự án, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Qua đó, việc thương thảo không chỉ giúp xác định rõ ràng các nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên, mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Sau khi hoàn tất giai đoạn thương thảo, hợp đồng sẽ được trình lên để thẩm định và phê duyệt chính thức, và kết quả lựa chọn nhà thầu sẽ được công khai, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong toàn bộ quy trình.
Cơ sở thương thảo hợp đồng bao gồm các tài liệu và thông tin cơ bản sau đây:
Đầu tiên, báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu đóng vai trò quan trọng trong quá trình thương thảo hợp đồng. Báo cáo này được lập dựa trên kết quả đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, nêu rõ các điểm mạnh, điểm yếu, cũng như những điều kiện và yêu cầu mà nhà thầu cần phải đáp ứng. Báo cáo đánh giá này cung cấp cái nhìn tổng quan về khả năng của từng nhà thầu, giúp các bên liên quan có cơ sở để tiến hành thương thảo một cách hiệu quả.
Thứ hai, hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu, nếu có, cũng là một phần thiết yếu của cơ sở thương thảo hợp đồng. Hồ sơ dự thầu là tập hợp các tài liệu mà nhà thầu nộp để chứng minh khả năng thực hiện hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, nếu được cung cấp, giúp giải thích thêm các nội dung không rõ ràng hoặc điều chỉnh các điều kiện không phù hợp trong hồ sơ dự thầu, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thương thảo.
Cuối cùng, hồ sơ mời thầu là tài liệu quan trọng trong cơ sở thương thảo hợp đồng. Hồ sơ mời thầu chứa đựng các yêu cầu, điều kiện, và tiêu chí mà chủ đầu tư đưa ra cho nhà thầu trong quá trình đấu thầu. Đây là cơ sở để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và cũng là tài liệu chính để các bên thực hiện thương thảo nhằm đạt được sự đồng thuận về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.
Tất cả các yếu tố này cùng nhau tạo thành nền tảng vững chắc để quá trình thương thảo hợp đồng diễn ra một cách minh bạch và hiệu quả, đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng sẽ được các bên thống nhất và phản ánh chính xác các yêu cầu và điều kiện đã được đưa ra trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.
Mời bạn xem thêm:
- Hợp đồng đặt cọc nhà đất có cần công chứng hay không?
- Mẫu hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất năm 2024
- Trình tự giao kết hợp đồng năm 2024
Câu hỏi thường gặp
Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:
Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã đề xuất theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Trong một cuộc đấu thầu, việc doanh nghiệp được lựa chọn trở thành nhà thầu trong vòng “thương thảo hợp đồng” là điều đáng quý. Khi tiến hành thương thảo hợp đồng, các nhà thầu cần lưu ý một số điều sau đây:
Tất cả các nội dung trong hồ sơ mời thầu đều đã được công nhận, bao gồm cả giá thầu. Do đó, nhà thầu không sợ bị “ép” giảm giá ở bước thương thảo này, trừ trường hợp tự nguyện giảm giá.
Đơn giá sau khi đã chỉnh sửa và được nhà thầu chấp nhận thì sẽ không được thay đổi.
Mục khối lượng thừa thiếu là mục quan trọng: Tại đây, các bên cần rà soát lại để đảm bảo không có sai sót nào xảy ra. Bởi nếu sau khi thực hiện hợp đồng mới phát hiện thừa thiếu thì thủ tục bổ sung rất phức tạp.
Đặc biệt, với các hợp đồng trọn gói, nhà thầu cần xem xét kỹ hồ sơ và tài liệu đi kèm, rà soát khối lượng, yêu cầu kỹ thuật so với khối lượng mời thầu. Nếu phát hiện sai sót cần thay đổi, bổ sung ngay.
Thông thường, việc thương thảo hợp đồng sẽ diễn ra thành công. Tuy nhiên, một số trường hợp bên chủ đầu tư/bên mời thầu có thể đưa ra một số yêu cầu vô lý thì nhà thầu hoàn toàn có quyền từ chối ký biên bản thương thảo hợp đồng. Đồng thời, ở bước này, nhà thầu có thể sử dụng quyền kiến nghị theo hướng dẫn tại Luật đấu thầu để bảo vệ quyền lợi của mình.
