Thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp hiện nay thế nào?

Con dấu doanh nghiệp là gì?

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể giải thích chi tiết về khái niệm “con dấu doanh nghiệp”, nhưng dựa trên thực tiễn, con dấu doanh nghiệp có thể được hiểu là một phương tiện đặc biệt, được sử dụng để đóng lên các văn bản, giấy tờ do doanh nghiệp phát hành. Đây là một dấu hiệu nhận diện duy nhất, không trùng lặp, giúp phân biệt một doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Con dấu doanh nghiệp không chỉ đơn giản là một công cụ hành chính mà còn là một biểu tượng pháp lý quan trọng, đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong các giao dịch pháp lý. Khi con dấu được đóng lên tài liệu, nó mang tính xác nhận sự đồng ý và cam kết của doanh nghiệp đối với nội dung của văn bản đó, đồng thời có giá trị pháp lý trong các giao dịch và hợp đồng. Do đó, việc quản lý con dấu doanh nghiệp phải hết sức cẩn thận và chặt chẽ. Nếu không, việc thất lạc hay bị giả mạo con dấu có thể dẫn đến những rủi ro lớn, ảnh hưởng đến uy tín cũng như quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp, thậm chí gây ra những thiệt hại nghiêm trọng trong các giao dịch với đối tác. Vì vậy, bảo vệ và quản lý con dấu doanh nghiệp là một trong những yếu tố không thể thiếu trong việc đảm bảo sự an toàn và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.

Quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất hiện nay

Con dấu của doanh nghiệp đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác nhận tính hợp pháp và giá trị pháp lý của các tài liệu, giấy tờ mà doanh nghiệp phát hành. Giống như chữ ký của một cá nhân, con dấu này không chỉ là một công cụ hành chính mà còn là dấu hiệu thể hiện sự đồng ý, cam kết và ý chí của doanh nghiệp đối với các vấn đề liên quan. Mỗi khi con dấu được đóng lên một văn bản, tài liệu hay hợp đồng, nó không chỉ đơn thuần mang tính xác nhận về nguồn gốc, mà còn thể hiện sự bảo đảm về tính hợp pháp và sự chấp thuận của doanh nghiệp đối với nội dung của tài liệu đó. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch, hợp đồng, hoặc các văn bản hành chính, khi mà mỗi bước đi của doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý.

Căn cứ theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, các quy định liên quan đến con dấu doanh nghiệp được xác định cụ thể như sau:

Thứ nhất, con dấu doanh nghiệp có thể bao gồm các loại dấu được tạo ra tại các cơ sở khắc dấu truyền thống hoặc dưới hình thức chữ ký số, phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc sử dụng chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến trong bối cảnh chuyển đổi số và giao dịch điện tử phát triển mạnh mẽ, góp phần đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của các giao dịch trực tuyến.

Thứ hai, doanh nghiệp có quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình, cũng như của các chi nhánh, văn phòng đại diện, và các đơn vị khác thuộc doanh nghiệp. Quyền tự chủ này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc xác định con dấu phù hợp với nhu cầu quản lý và hoạt động của mình, đồng thời đảm bảo các dấu ấn này phản ánh đúng đặc điểm và uy tín của doanh nghiệp trong các giao dịch và hợp đồng.

Cuối cùng, việc quản lý và lưu giữ con dấu phải tuân thủ các quy định của Điều lệ công ty hoặc các quy chế nội bộ do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp ban hành. Điều này đảm bảo rằng con dấu luôn được sử dụng đúng mục đích và không bị lạm dụng. Doanh nghiệp có trách nhiệm sử dụng con dấu trong các giao dịch, hợp đồng và văn bản theo đúng quy định của pháp luật, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tính minh bạch trong mọi hoạt động pháp lý của mình.

Tóm lại, các quy định về con dấu doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp 2020 không chỉ quy định rõ ràng về hình thức và quyền quyết định của doanh nghiệp đối với con dấu, mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý con dấu một cách cẩn thận và bài bản để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp và mục đích đăng ký, chủ sở hữu doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai mẫu hồ sơ để đăng ký mẫu dấu qua mạng. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, khi thực hiện đăng ký mẫu con dấu, chủ sở hữu sẽ phải sử dụng mẫu hồ sơ theo Mẫu 1 – Phụ lục II.8 trong Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, được quy định tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01 tháng 12 năm 2015. Mẫu này sẽ giúp doanh nghiệp thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu lần đầu tiên, và thông qua đó, cơ quan nhà nước sẽ cấp phép, xác nhận mẫu dấu hợp pháp cho doanh nghiệp.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã hoạt động nhưng có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu hoặc nội dung đăng ký kinh doanh, chủ sở hữu doanh nghiệp sẽ cần sử dụng Mẫu 2 – Phụ lục II.9 trong Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT. Mẫu này được áp dụng khi doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin liên quan đến con dấu, chẳng hạn như thay đổi hình thức, nội dung, số lượng hoặc các yếu tố khác của con dấu trong quá trình hoạt động. Quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được ghi nhận và hợp pháp hóa trong hệ thống quản lý của cơ quan nhà nước, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và hợp pháp trong các giao dịch.

Việc thực hiện các thủ tục đăng ký mẫu dấu qua mạng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra cứu thông tin liên quan đến con dấu của doanh nghiệp.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty thông qua hai hình thức chính: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua các cổng dịch vụ công. Cụ thể, hình thức nộp trực tiếp yêu cầu doanh nghiệp đến Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Bộ Công an trong giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần, hoặc sử dụng dịch vụ bưu chính để gửi hồ sơ. Còn đối với hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp có thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt các thủ tục hành chính phức tạp.

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để đăng ký mẫu dấu, bao gồm:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp gửi thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ gửi Thông báo trực tiếp đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính. Hồ sơ sẽ được tiếp nhận nếu đầy đủ và hợp lệ.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký mẫu dấu công ty
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và xác nhận hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và đăng tải mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đã thay đổi mẫu dấu, thông báo về mẫu con dấu cũ sẽ hết hiệu lực.

Tìm hiểu thêm: Mẫu dấu phê duyệt thiết kế xây dựng

Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Đầu tiên, doanh nghiệp cần tạo tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu
Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu qua cổng điện tử. Các bước thực hiện bao gồm:

• Chọn phương thức nộp hồ sơ trực tuyến.
• Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi mẫu dấu.
• Chọn loại giấy tờ và xác nhận thông tin đăng ký.

Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu
Doanh nghiệp cần nhập thông tin chi tiết về mẫu dấu, bao gồm loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu và các ghi chú cần thiết (nếu có). Cũng trong bước này, người ký sẽ điền thông tin về chức danh và người liên hệ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu
Các văn bản đính kèm cần tải lên gồm các tài liệu đã nêu ở bước 1, ví dụ như thông báo về việc sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu dấu.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty
Sau khi điền đầy đủ thông tin, người đăng ký nhấn nút “Chuẩn bị”. Nếu hệ thống thông báo thiếu thông tin, người đăng ký cần bổ sung đầy đủ.

Bước 6: Ký số, xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Người ký sẽ sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để ký lên hồ sơ. Các bước bao gồm:

• Cắm USN token vào máy tính, chọn chữ ký số và nhập mã PIN để hoàn tất việc ký hồ sơ.

Bước 7: Nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Khi hồ sơ đã được ký số, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến. Nếu hồ sơ hợp lệ, hệ thống sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi”.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty
Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trực tuyến và thực hiện sửa chữa hoặc bổ sung nếu có sai sót.

Bước 9: Nhận kết quả đăng ký mẫu dấu công ty
Kết quả đăng ký sẽ được thông báo qua email, nếu hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về việc mẫu dấu của công ty đã được đăng ký thành công.

Việc thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty theo hình thức trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn tăng tính chính xác và minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các bước đăng ký mẫu dấu của mình.

Mời bạn xem thêm:

• Mẫu hợp đồng ủy quyền có cần công chứng không?
• Hợp đồng đặt cọc có cần công chứng hay không?
• Thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà diễn ra như thế nào?

Câu hỏi thường gặp: