Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty năm 2024 như thế nào?

Quy định pháp luật về địa chỉ công ty như thế nào?

Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể cần thay đổi địa chỉ công ty vì nhiều lý do khác nhau, như mở rộng quy mô, tìm kiếm môi trường kinh doanh tốt hơn, hoặc đơn giản là tìm một vị trí thuận tiện hơn cho hoạt động kinh doanh. Việc thay đổi địa chỉ công ty không chỉ là một thủ tục pháp lý mà còn là một bước quan trọng để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Khi quyết định thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các thủ tục hành chính để cập nhật thông tin với các cơ quan nhà nước, bao gồm cơ quan thuế và Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được xác định như sau: Trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam và là địa điểm liên lạc chính thức của doanh nghiệp. Địa chỉ này phải được xác định theo địa giới đơn vị hành chính cụ thể, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương.

Bên cạnh đó, khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp đầy đủ thông tin về số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Đây là những thông tin liên lạc cơ bản giúp cơ quan nhà nước và các đối tác có thể liên hệ dễ dàng với doanh nghiệp.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở năm 2014, có một số lưu ý đặc biệt về việc đặt địa chỉ trụ sở chính. Cụ thể, nếu trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp trước đó có ghi địa chỉ trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác không phải là nhà chung cư hoặc nhà tập thể. Điều này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Tóm lại, việc xác định và đăng ký địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động giao dịch, liên lạc và quản lý của cơ quan nhà nước cũng như các đối tác kinh doanh. Quy định này giúp tăng cường tính minh bạch và chính xác trong việc xác định địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, góp phần vào sự ổn định và phát triển bền vững của nền kinh tế.

>>>Xem ngay: Thủ tục đăng ký cấp chứng chỉ hành nghề đại lý thuế

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính với cơ quan thuế quản lý hiện tại để chốt thuế. Hồ sơ này thường bao gồm tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế và bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp có nhiều thành viên như công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, hoặc công ty hợp danh, cần có thêm biên bản họp của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn, cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến thời điểm chuyển địa chỉ và thực hiện chốt hóa đơn với cơ quan thuế.

TH1: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, thành phố, tỉnh

Để thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận, huyện, thành phố hoặc tỉnh, cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh

Trước tiên, bạn cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ cần thiết để tiến hành thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm:

– Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính, chuyển công ty sang một địa chỉ khác trong cùng quận, huyện, thị trấn hiện tại.

– Quyết định về việc thay đổi và di dời trụ sở kinh doanh.

– Đối với doanh nghiệp có từ hai thành viên trở lên (như Công ty hợp danh, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần), cần có sự đồng thuận của các thành viên về việc điều chỉnh, di dời trụ sở chính. Sự đồng thuận này phải được thể hiện qua biên bản cuộc họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.

– Trường hợp Đại diện pháp luật uỷ quyền cho một cá nhân hoặc dịch vụ, cần có giấy uỷ quyền.

– Các văn bản khác có liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Hồ sơ đã chuẩn bị sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Quá trình này có thể diễn ra theo hai trường hợp:

1. Nếu hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính chưa đúng yêu cầu, bạn sẽ cần tiến hành bổ sung và điều chỉnh theo hướng dẫn của cán bộ nhân viên.

2. Nếu hồ sơ đúng theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và gửi Giấy hẹn trả kết quả.

Bước 3: Nhận kết quả từ Sở Kế hoạch và Đầu tư

Người đại diện pháp luật hoặc người được uỷ quyền sẽ nhận kết quả từ Phòng Đăng ký kinh doanh theo ngày có trên Giấy hẹn trả kết quả. Có hai trường hợp có thể xảy ra:

1. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

2. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc phát sinh vấn đề khác, hồ sơ sẽ bị từ chối. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản trả lời cụ thể về nguyên nhân và hướng dẫn cách bổ sung để điều chỉnh, hoàn thiện hồ sơ.

Bước 4: Đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần đăng tải bố cáo trên Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/.

Quá trình này nhằm công khai thông tin về sự thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, giúp các cơ quan quản lý và đối tác dễ dàng nắm bắt thông tin cập nhật và liên lạc khi cần thiết. Việc thực hiện đầy đủ và đúng quy trình các bước trên sẽ đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh những rắc rối không đáng có.

TH2: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện hoặc thành phố khác, cần thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế trước khi tiến hành các bước tiếp theo. Điều này nhằm đảm bảo việc chuyển địa điểm được thực hiện đúng theo quy định pháp luật về thuế. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp hồ sơ gồm:

– Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST.

– Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các giấy tờ này có thay đổi.

Một số Chi cục thuế có thể yêu cầu thêm:

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

– Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chốt hóa đơn nếu đang sử dụng hóa đơn, bao gồm:

– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở.

– Cán bộ ấn chỉ và đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn và các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm – mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa. Nếu chưa chốt xong hóa đơn hoặc còn nợ, thời hạn giải quyết sẽ kéo dài.

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ bao gồm:

– Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp.

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

– Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.

Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc.

Bước 3: Khắc lại con dấu

Trong trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ, cần khắc lại con dấu mới.

Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ bao gồm:

– Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp.

– Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới.

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Như vậy, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ và chính xác các bước này để đảm bảo việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính diễn ra thuận lợi và tuân thủ quy định pháp luật. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hợp pháp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch, liên lạc và quản lý sau này.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục chuyển nhượng cổ phần trong công ty cổ phần năm 2024
• Thủ tục rút vốn khỏi công ty con công ty cổ phần năm 2024
• Thủ tục thành lập công ty mua bán nợ năm 2024

Câu hỏi thường gặp