Thủ tục thay đổi con dấu công ty năm 2024

Trường hợp thay đổi con dấu công ty

Trường hợp thay đổi con dấu công ty thường diễn ra khi có sự thay đổi liên quan đến tên, địa chỉ, hoặc tình trạng thực tế của doanh nghiệp. Con dấu là một dấu hiệu nhận biết pháp lý quan trọng, giúp xác nhận tính hợp pháp của các văn bản, giao dịch của công ty. Việc thay đổi con dấu được thực hiện trong các trường hợp cụ thể sau:

• Con dấu bị hỏng hoặc không đảm bảo chất lượng: Nếu con dấu bị biến dạng, mòn, hoặc hỏng dẫn đến khó khăn trong việc đóng dấu chính xác trên các văn bản, doanh nghiệp cần thay đổi con dấu để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác.
• Thay đổi chất liệu con dấu: Doanh nghiệp có thể thay đổi chất liệu của con dấu nhằm nâng cao chất lượng và độ bền, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu sử dụng lâu dài.
• Thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty: Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về tên hoặc địa chỉ trụ sở chính, các thông tin này cần được thể hiện chính xác trên con dấu mới để đảm bảo tính pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch.
• Con dấu bị mất: Trong trường hợp con dấu bị mất, việc làm lại con dấu mới là cần thiết để doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động mà không gặp trở ngại trong việc ký kết các văn bản hoặc hợp đồng.
• Thay đổi thông tin ghi trên con dấu: Nếu có sự thay đổi trong các thông tin khác như mã số doanh nghiệp hoặc chi nhánh, doanh nghiệp cũng cần thay đổi con dấu để phản ánh chính xác những thông tin mới này.

Trong mọi trường hợp, việc thay đổi con dấu cần tuân thủ quy định pháp luật và phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thủ tục thay đổi con dấu công ty năm 2024

Hồ sơ thay đổi con dấu công ty

Việc thay đổi con dấu công ty có thể xuất phát từ nhiều lý do như con dấu bị hỏng, mòn, biến dạng hoặc do thay đổi về thông tin công ty (tên, địa chỉ). Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 9 Điều 24 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, hồ sơ để thực hiện thay đổi mẫu con dấu sẽ phụ thuộc vào từng lý do cụ thể.

a. Trường hợp con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, trong đó nêu rõ lý do thay đổi.

b. Trường hợp thay đổi tổ chức, đổi tên:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, nêu rõ lý do thay đổi.
• Quyết định thay đổi về tổ chức hoặc quyết định đổi tên của cơ quan có thẩm quyền.

c. Trường hợp con dấu bị mất:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, nêu rõ lý do mất con dấu và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó (nếu có).

Trình tự, thủ tục thay đổi con dấu công ty

Căn cứ theo nội dung quy định tại Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, việc thay đổi con dấu công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi con dấu trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính hoặc nộp online qua cổng thông tin điện tử tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ của các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ sẽ cấp giấy biên nhận hồ sơ cho doanh nghiệp, ghi rõ thời gian nhận và lịch hẹn trả kết quả.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, cán bộ sẽ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ.

Bước 3: Trả kết quả

• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký mẫu con dấu sẽ xem xét và trả kết quả cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới và có thể bắt đầu sử dụng con dấu hợp lệ trong các hoạt động kinh doanh.

Việc thay đổi con dấu giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, đồng bộ và chính xác thông tin của mình trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Thủ tục này khá đơn giản và nhanh chóng, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định và nộp đúng nơi để được giải quyết.

Tìm hiểu thêm: giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hàng miễn thuế

Có cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi mẫu dấu của công ty không?

Trước đây, Căn cứ theo nội dung quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Mẫu con dấu này sau đó sẽ được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo khi thay đổi mẫu dấu, đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý và sử dụng con dấu theo luật.

Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2021, Căn cứ theo nội dung quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực với quy định mới tại Điều 43, không yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi mẫu dấu. Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của dấu mà không cần thực hiện thủ tục thông báo hoặc công khai mẫu dấu như trước đây.

Điểm khác biệt chính:

• Trước năm 2021, thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt buộc.
• Từ năm 2021, doanh nghiệp không còn nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc thay đổi và sử dụng con dấu.

Như vậy, hiện tại, khi thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp không cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh mà chỉ cần tuân thủ việc quản lý, lưu giữ con dấu theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục làm thẻ căn cước công dân lần đầu diễn ra như thế nào?
• Thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần như thế nào?
• Công cụ check sao kê Mặt trận Tổ quốc nhanh chóng

Câu hỏi thường gặp: