Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng năm 2024

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng

Điều kiện về loại hình doanh nghiệp

Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải được thành lập dưới hình thức công ty hợp danh. Điều này có nghĩa là:

• Số lượng công chứng viên: Văn phòng công chứng cần có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Điều này giúp đảm bảo sự hoạt động và tính chuyên nghiệp của Văn phòng.
• Thành viên góp vốn: Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn, mà chỉ có các công chứng viên hợp danh, điều này tạo ra một môi trường làm việc tập trung vào trách nhiệm và sự hợp tác.

Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng

• Người đại diện theo pháp luật: Là Trưởng Văn phòng công chứng, người này phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng.
• Kinh nghiệm yêu cầu: Trưởng Văn phòng công chứng phải có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

Tiêu chuẩn công chứng viên được quy định như sau:

• Là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt.
• Phải có bằng cử nhân luật.
• Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật.
• Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
• Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
• Đảm bảo sức khỏe để hành nghề công chứng.

(Điều 8, khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng 2014)

Điều kiện về tên gọi của Văn phòng công chứng

Tên gọi của Văn phòng công chứng phải tuân theo nội dung quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014:

• Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác, do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận.
• Tên gọi không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác.
• Tên gọi không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

Căn cứ theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, trụ sở của Văn phòng công chứng cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Có địa chỉ cụ thể.
• Có nơi làm việc cho công chứng viên và nhân viên, với diện tích tối thiểu theo quy định pháp luật.
• Cần có nơi tiếp khách yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng, nhằm đảm bảo việc quản lý hồ sơ và phục vụ khách hàng hiệu quả.

Điều kiện về con dấu của Văn phòng công chứng

• Văn phòng công chứng phải có con dấu và tài khoản riêng. Hoạt động của Văn phòng phải tự chủ về tài chính, dựa vào nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
• Con dấu không được có hình quốc huy.
• Văn phòng công chứng chỉ được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu và việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng sẽ thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Những điều kiện trên giúp đảm bảo rằng Văn phòng công chứng hoạt động một cách chuyên nghiệp, có trách nhiệm và phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.

Xem ngay: Thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà

Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng năm 2024

Hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

Để thành lập Văn phòng công chứng, tổ chức hoặc cá nhân cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng: Mẫu đơn theo quy định pháp luật, trong đó nêu rõ thông tin về người đề nghị và lý do thành lập.

Đề án thành lập Văn phòng công chứng: Tài liệu quan trọng này cần nêu rõ:

• Sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng.
• Dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự và địa điểm đặt trụ sở.
• Các điều kiện vật chất cần thiết và kế hoạch triển khai thực hiện.

Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên: Tài liệu chứng minh công chứng viên sẽ tham gia vào Văn phòng công chứng.

Nơi nộp hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

Công chứng viên có trách nhiệm nộp hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi dự kiến đặt trụ sở.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết yêu cầu thành lập Văn phòng công chứng là 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trong thời gian này, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định cho phép thành lập. Nếu từ chối, họ phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Sau khi nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng cần thực hiện đăng ký hoạt động trong 90 ngày tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi ra quyết định.

Nội dung đăng ký hoạt động bao gồm:

• Tên gọi của Văn phòng công chứng.
• Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng.
• Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng.
• Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng.
• Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).

Hồ sơ đăng ký hoạt động bao gồm:

• Đơn đăng ký hoạt động: Theo mẫu quy định.
• Giấy tờ chứng minh về trụ sở: Phải phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập.
• Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên: Bao gồm công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có).

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động, trong thời hạn 10 ngày làm việc, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng. Nếu từ chối, họ phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Văn phòng công chứng được phép hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Mời bạn xem thêm:

• Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng gồm những gì?
• Thủ tục thành lập văn phòng thừa phát lại năm 2024
• Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế ở đâu?

Câu hỏi thường gặp: