Đăng ký thay đổi địa chỉ công ty cần những thủ tục gì?

Quy định về điều kiện địa chỉ công ty

Địa chỉ công ty, hay còn gọi là trụ sở chính của công ty, là một trong những yếu tố quan trọng cần tuân thủ khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Căn cứ theo nội dung quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt tại lãnh thổ Việt Nam và là địa chỉ liên lạc chính thức của công ty. Địa chỉ này sẽ được xác định theo các đơn vị hành chính địa phương, và doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin liên lạc bao gồm số điện thoại, số fax, và thư điện tử (nếu có).

Các yêu cầu về địa chỉ công ty

Không được đặt trụ sở tại các khu vực không phù hợp:

• Trụ sở chính không được phép đặt tại chung cư, nhà tập thể hoặc các đất nông nghiệp. Theo quy định tại nội dung Điều 6 Luật Nhà ở 2014, việc đặt trụ sở tại các nhà chung cư hoặc tập thể là không hợp pháp, nhằm đảm bảo tính ổn định và không gây ảnh hưởng đến môi trường sống của các cư dân khác.
• Trụ sở cũng không được đặt tại các đất dự án chưa được cấp phép, đất nông nghiệp, hoặc những khu vực chưa được xác nhận quyền sử dụng hợp pháp cho hoạt động kinh doanh.

Yêu cầu về biển hiệu công ty: Tại địa chỉ đã đăng ký, công ty phải treo biển hiệu thể hiện rõ các thông tin như tên công ty, mã số doanh nghiệp, và địa chỉ của trụ sở. Điều này giúp cho các cơ quan chức năng cũng như khách hàng có thể dễ dàng nhận diện và liên hệ với doanh nghiệp.

Điều kiện đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện: Đối với một số ngành nghề đặc thù, như dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh hoặc các hoạt động yêu cầu cơ sở vật chất đặc biệt, ngoài việc địa chỉ trụ sở phải rõ ràng và hợp pháp, công ty còn cần phải đáp ứng những điều kiện khác như:

• Quy mô và diện tích của trụ sở.
• Khoảng cách với các cơ sở khác trong ngành nếu có quy định về khoảng cách tối thiểu.
  Những yêu cầu này nhằm đảm bảo sự an toàn, chất lượng dịch vụ, và tránh xung đột về mặt môi trường hoặc pháp lý trong các lĩnh vực đặc thù này.

Khi thành lập công ty, việc lựa chọn địa chỉ không chỉ là một thủ tục pháp lý, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và hình ảnh của công ty. Địa chỉ công ty phải được đăng ký rõ ràng, hợp pháp và có thể kiểm tra được. Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra kỹ các quy định của pháp luật địa phương và các ngành nghề đặc thù trước khi quyết định địa chỉ đặt trụ sở công ty.

Việc tuân thủ các quy định về địa chỉ công ty giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hợp pháp, tránh các tranh chấp pháp lý trong tương lai, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển kinh doanh.

Đăng ký thay đổi địa chỉ công ty cần những thủ tục gì?

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Thay đổi địa chỉ công ty nhưng vẫn giữ nguyên cơ quan quản lý thuế trực tiếp là trường hợp công ty chuyển địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh. Thủ tục này không yêu cầu doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế mà chỉ cần đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh theo nội dung quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Quyết định 885/QĐ-BKHĐT.

Thành phần hồ sơ

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Ký bởi người đại diện theo pháp luật theo mẫu quy định tại nội dung Phụ lục II.1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Nghị quyết, quyết định liên quan:
  • Công ty TNHH một thành viên: Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty.
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.
  • Công ty cổ phần: Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
• Quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài: Nếu thay đổi địa chỉ công ty theo phán quyết (nếu có).
• Giấy ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thủ tục.

Trình tự thực hiện

Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:

• Gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
• Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy biên nhận, kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ cần bổ sung, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản trong vòng 3 ngày làm việc.

Nộp hồ sơ qua mạng điện tử:

Sử dụng chữ ký số công cộng:

• Kê khai thông tin, tải tài liệu và ký xác thực trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Nhận Giấy biên nhận hồ sơ, sau đó nhận kết quả hoặc thông báo sửa đổi nếu cần.

Sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh:

Thực hiện tương tự và đính kèm văn bản ủy quyền (nếu có).

Lưu ý

• Tại địa chỉ mới, doanh nghiệp phải treo biển công ty và cập nhật đầy đủ thông tin liên quan đến trụ sở.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Thủ tục khi thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang một quận, huyện, tỉnh, hoặc thành phố trực thuộc Trung ương khác, dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp cần thực hiện hai bước chính: chuyển thông tin thuế tại cơ quan thuế cũ và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế

Căn cứ theo nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, hồ sơ chuyển thông tin thuế bao gồm:

Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST ban hành kèm theo nội dung Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ.

Quyết định thay đổi địa chỉ công ty:

• Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của chủ sở hữu.
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: Quyết định của Hội đồng thành viên.
• Đối với công ty cổ phần: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty (nếu áp dụng).

Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.

Giấy ủy quyền: Nếu người đại diện không trực tiếp thực hiện thủ tục.

Xem thêm: Thủ tục thay đổi con dấu công ty

2. Trình tự thủ tục

Bước 1: Thực hiện tại cơ quan thuế chuyển đi

• Nộp hồ sơ thay đổi thông tin thuế tại cơ quan thuế quản lý cũ.
• Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thông tin và ra thông báo:
  • Trong vòng 5 ngày làm việc: Đối với hồ sơ thuộc diện phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
  • Trong vòng 7 ngày làm việc: Đối với hồ sơ không phải kiểm tra.
• Sau khi giải quyết, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo chuyển địa điểm (Mẫu số 09-MST).

Bước 2: Thực hiện tại cơ quan thuế nơi chuyển đến

• Doanh nghiệp tiếp tục nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi chuyển đến để hoàn tất việc chuyển đổi thông tin thuế.

3. Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành việc chuyển đổi thông tin thuế, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ và trình tự thực hiện: Tương tự như thủ tục thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan thuế, đã nêu ở phần trước.

4. Lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty

• Địa chỉ mới cần đáp ứng đủ các điều kiện pháp luật về trụ sở doanh nghiệp (không đặt tại chung cư, nhà tập thể, đất không đủ điều kiện pháp lý).
• Treo biển công ty tại địa chỉ mới sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ.
• Cập nhật thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử, hợp đồng và các giao dịch của doanh nghiệp.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục thay đổi con dấu công ty năm 2024
• Thủ tục thành lập công ty dược phẩm năm 2024
• Thủ tục phá sản công ty hợp danh năm 2024

Câu hỏi thường gặp: