Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện gồm những gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng như một cơ sở pháp lý, giúp đảm bảo rằng chương trình diễn ra một cách hợp pháp và đúng quy định. Trước khi tiến hành tổ chức bất kỳ sự kiện nào, doanh nghiệp cần phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền. Việc này không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tuân thủ các quy định hiện hành. Nếu sự kiện được tổ chức mà không có giấy phép, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những hình thức xử phạt nghiêm khắc theo quy định của pháp luật, điều này không chỉ gây tổn thất về tài chính mà còn ảnh hưởng xấu đến uy tín của doanh nghiệp. Do đó, việc xin giấy phép là một bước cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và an toàn.

Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện gồm những gì?

Để tổ chức một sự kiện thành công, việc xin giấy phép là một thủ tục thiết yếu mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện một cách nghiêm túc. Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của từng sự kiện, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị các loại giấy tờ khác nhau nhằm đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý có thể xảy ra mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ. Thêm vào đó, sự chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị thể hiện rõ nét uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng, góp phần tạo dựng hình ảnh tích cực và tin cậy trong ngành. Qua đó, doanh nghiệp không chỉ khẳng định được năng lực tổ chức sự kiện mà còn mở rộng cơ hội hợp tác trong tương lai.

Theo khoản 3 Điều 11 Nghị định 72/2016/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 89/2023/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm nhiều tài liệu quan trọng, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho sự kiện. Cụ thể, hồ sơ cần có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép, hợp đồng tổ chức sự kiện nếu sự kiện được tổ chức cho khách hàng, kịch bản nội dung sự kiện, giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, cùng với hợp đồng thuê địa điểm tổ chức.

Ngoài những giấy tờ cơ bản, nếu sự kiện có thêm các chương trình đặc thù, doanh nghiệp cần bổ sung thêm thông tin. Đối với tổ chức họp báo, hồ sơ bao gồm đơn xin phép họp báo có đầy đủ mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, thông tin người thuyết trình và khách mời, cùng giấy phép hoạt động kinh doanh. Thời gian cấp phép cho họp báo là 1 ngày không tính ngày nghỉ.

Trong trường hợp tổ chức trình diễn thời trang, hồ sơ cần có đơn xin phép trình diễn, danh sách người mẫu, hình mẫu trang phục sẽ trình diễn, và hợp đồng địa điểm tổ chức. Đặc biệt, cần tổ chức phúc khảo ít nhất 5 ngày trước ngày diễn.

Khi tổ chức biểu diễn ca nhạc, hồ sơ cần bao gồm đơn xin phép với thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, giấy phép hoạt động kinh doanh và hợp đồng địa điểm. Thời gian cấp cho loại sự kiện này là 7 ngày không tính ngày nghỉ. Lưu ý rằng từ tháng 7/2008, đối với các hoạt động văn nghệ liên quan đến tác giả, doanh nghiệp cần mua tác quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả.

Cuối cùng, đối với tổ chức triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh, hồ sơ cần có đơn đề nghị cấp giấy phép theo mẫu quy định, danh sách tác phẩm, ảnh sẽ triển lãm và các văn bản đồng ý cần thiết nếu tổ chức tại địa điểm không phải nhà triển lãm. Đối với các tác phẩm có tính nhạy cảm như ảnh khỏa thân, cần có văn bản thỏa thuận giữa người chụp và người được chụp. Những quy định này giúp đảm bảo sự kiện diễn ra một cách hợp pháp và chuyên nghiệp.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký tổ chức triển lãm thương mại

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các sự kiện diễn ra hợp pháp và đúng quy định. Theo đó, hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Nghệ thuật biểu diễn; hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Mỗi cơ quan sẽ phụ trách các loại sự kiện khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ loại sự kiện mà mình muốn tổ chức để nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tương ứng. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng khả năng được phê duyệt giấy phép, từ đó đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thành công. Sự chính xác trong việc lựa chọn cơ quan tiếp nhận hồ sơ cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong khâu chuẩn bị và tổ chức sự kiện.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục cấp thẻ thường trú cho người nước ngoài năm 2024
• Hồ sơ đề nghị chấp thuận chủ trương đầu tư năm 2024
• Trường hợp hủy quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù

Câu hỏi thường gặp