Quy trình đối chiếu công nợ năm 2024

Đối chiếu công nợ là gì?

Công nợ là số tiền phát sinh trong các tài khoản khi thực hiện giao dịch, trao đổi, hoặc mua bán hàng hóa mà chưa được thanh toán ngay lập tức. Trong quá trình kinh doanh, các doanh nghiệp thường phát sinh công nợ khi mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ hoặc khi phải thanh toán tiền cho các cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể trả tiền ngay. Số tiền này sẽ được ghi nhận là công nợ cho đến kỳ kế toán tiếp theo. Công nợ trong kinh doanh có thể được chia thành hai loại chính:

Công nợ phải thu: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp chưa thu được từ hoạt động bán hàng hóa, sản phẩm, hoặc cung cấp dịch vụ. Để quản lý công nợ phải thu hiệu quả, kế toán cần:

• Ghi chép chi tiết từng đối tượng và mỗi lần phát sinh công nợ.
• Theo dõi thanh toán thường xuyên để gửi công văn và giấy tờ thanh toán cho khách hàng.
• Tập hợp, ghi chép và lưu trữ đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan. Cuối mỗi tháng, lập biên bản đối chiếu công nợ với chữ ký xác nhận của cả hai bên để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý.
• Báo cáo kịp thời cho cấp trên về các khoản công nợ quá hạn để có phương án xử lý.

Công nợ phải trả: Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, dịch vụ, nhưng chưa thanh toán ngay khi giao dịch diễn ra. Kế toán cần chú ý:

• Hạch toán số liệu cụ thể theo từng nhóm đối tượng.
• Theo dõi và kiểm soát thời hạn thanh toán, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng và đủ các nghĩa vụ tài chính.
• Đối với các khoản chưa có hóa đơn, cần theo dõi thông tin và cập nhật vào sổ sách khi nhận được hóa đơn.

Ngoài ra, kế toán công nợ còn phải kiểm soát các khoản công nợ nội bộ, các khoản phải nộp cho nhà nước, trả lương nhân viên, và các khoản công nợ khác như thu hồi tạm ứng hay khấu trừ lương.

Đối chiếu công nợ là quá trình so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với số liệu thực tế theo hợp đồng và các giao dịch đã thực hiện. Khi đối chiếu, doanh nghiệp cần thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng, đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp với thực tế.

Xem ngay: Thủ tục thành lập công ty mua bán nợ

Quy trình đối chiếu công nợ năm 2024

Trong quản lý tài chính, việc theo dõi và đối chiếu công nợ là rất quan trọng để đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong các khoản thanh toán. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình đối chiếu công nợ rõ ràng và chi tiết. Quy trình này không chỉ giúp xác minh số liệu công nợ giữa doanh nghiệp và đối tác mà còn là công cụ quan trọng để phát hiện và điều chỉnh các sai sót, từ đó duy trì sự ổn định tài chính và cải thiện quản lý công nợ. Hãy cùng khám phá các bước cơ bản trong quy trình đối chiếu công nợ để tối ưu hóa hoạt động tài chính của doanh nghiệp bạn.

Bước 1: Chuẩn bị và in các chứng từ cần thiết

• Đối với công nợ phải trả, kế toán công nợ cần in: biên bản đối chiếu công nợ và sổ chi tiết công nợ phải trả. Những tài liệu này sẽ được gửi cho nhà cung cấp để đối chiếu và xác nhận số liệu công nợ phải trả.
• Đối với công nợ phải thu, kế toán công nợ cần in: biên bản đối chiếu công nợ, sổ chi tiết công nợ phải thu, và thông báo công nợ. Những tài liệu này sẽ được gửi cho người mua để đối chiếu và xác nhận số liệu công nợ phải thu.

Bước 2: Xử lý các chênh lệch

• Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên chứng từ, cần chỉnh sửa để phản ánh đúng tình hình thực tế.

Bước 3: Lưu trữ và xác nhận

• Lưu giữ biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận bởi khách hàng để phục vụ cho việc quyết toán và báo cáo tài chính.

Quy định về lập bảng đối chiếu công nợ

Theo quy định pháp luật, việc lập biên bản đối chiếu công nợ phải tuân theo nguyên tắc so sánh các khoản nợ. Khi cả hai bên đã hoàn tất giao dịch thanh toán, doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Nếu quá thời hạn quy định trong hợp đồng mà vẫn chưa thanh toán hết tiền hàng, biên bản đối chiếu công nợ phải ghi rõ thời hạn, số tiền đã giao dịch và ngày kết thúc giao dịch. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp.

Đặc biệt, khi lập biên bản đối chiếu công nợ vào cuối năm, cần lưu ý các vấn đề thường gặp như:

• Tỷ lệ khách hàng phản hồi thư xác nhận công nợ thấp, gây khó khăn trong việc quản lý công nợ và dễ dẫn đến sai sót.
• Có sự chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán về số liệu công nợ phải thu, mà chưa xác định được nguyên nhân.
• Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng, không thực hiện đối chiếu công nợ, vì vậy cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục nhập học trường mầm non công lập trái tuyến năm 2024
• Thỏa thuận mẫu biên bản cam kết giữa hai bên gồm những nội dung gì?
• Thủ tục thuê đất nông nghiệp phục vụ mục đích kinh doanh

Câu hỏi thường gặp: