Thủ tục cho công ty thuê xe ô tô năm 2024

Quy định về chủ thể giao kết hợp đồng thuê xe ô tô

Hợp đồng thuê xe ô tô thực chất là hợp đồng thuê tài sản. Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời gian nhất định và bên thuê phải trả tiền thuê. Do đó, chủ thể tham gia giao kết hợp đồng thuê xe ô tô bao gồm bên cho thuê và bên thuê.

Căn cứ vào điểm a, b khoản 1 Điều 117 Bộ luật Dân sự năm 2015, các chủ thể giao kết hợp đồng thuê xe ô tô cần đáp ứng các điều kiện sau:

Bên cho thuê xe ô tô: Có thể là cá nhân hoặc tổ chức, bao gồm chủ sở hữu xe ô tô hoặc người được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp để giao kết hợp đồng thuê xe.

• Nếu là cá nhân: Phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và tham gia giao kết hợp đồng một cách tự nguyện. Trường hợp xe ô tô là tài sản chung của vợ chồng, cần có sự đồng ý của cả hai.
• Nếu là tổ chức: Phải được thành lập hợp pháp, có thông tin về người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền hợp pháp của tổ chức.

Bên thuê xe ô tô: Tương tự như bên cho thuê, bên thuê có thể là cá nhân hoặc công ty có chức năng kinh doanh xe ô tô.

Thủ tục cho công ty thuê xe ô tô năm 2024

Để cho cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê xe ô tô của bạn, bạn cần thực hiện các bước sau:

Thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê

Theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, việc cho công ty, cá nhân, doanh nghiệp, hoặc tổ chức thuê xe ô tô được xếp vào loại cho thuê và thế chấp tài sản. Trước khi lập hợp đồng và chuẩn bị các thủ tục, hai bên cần thỏa thuận rõ về mức phí thuê và các điều khoản liên quan.

Trong hợp đồng, cần ghi rõ giá cả, thời hạn thuê, các khoản phí phát sinh, và nghĩa vụ đối với tài sản thuê (xe ô tô). Cả hai bên cần thống nhất các điều khoản về giá cả, thời hạn thuê, và các chi phí liên quan như bảo dưỡng, phí đường bộ, và tiền phạt (nếu có).

Soạn thảo hợp đồng

Khi soạn thảo hợp đồng, phải ghi rõ thông tin của bên thuê (là doanh nghiệp) và bên cho thuê. Hợp đồng cần bao gồm các điều khoản đã được thống nhất trước đó, đặc biệt là về việc thế chấp tài sản. Điều khoản này giúp đảm bảo quyền lợi cho bên cho thuê. Cả hai bên phải thỏa thuận rõ về thế chấp tài sản và ghi rõ trong hợp đồng hoặc văn bản phụ.

Giấy tờ cần chuẩn bị để cho công ty thuê xe ô tô

Để hoàn thiện thủ tục, bên cho thuê cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Mẫu hợp đồng cho thuê xe ô tô.
• Hợp đồng cần được công chứng.
• Hóa đơn đỏ với hợp đồng thuê xe: 1 bản chính và 2 bản sao, kèm theo đơn đề nghị mua hóa đơn (2 bản chính) và chứng minh nhân dân còn thời hạn sử dụng (1 bản sao và 1 bản chính).
• Đóng thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

Sau khi hoàn thành các thủ tục, hợp đồng thuê xe sẽ có giá trị pháp lý, bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng dịch vụ du lịch theo tour

Những điều cần lưu ý khi xem hợp đồng thuê xe

Khi quyết định thuê xe, khách hàng và chủ xe sẽ cùng nhau ký kết một hợp đồng thuê xe. Hợp đồng này thường được soạn sẵn bởi chủ xe và bao gồm các điều khoản liên quan đến việc cho thuê. Bên cạnh các thỏa thuận đã đạt được trước đó, có một số nội dung trong hợp đồng mà bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh gặp phải những rắc rối về quyền lợi sau này, chẳng hạn như:

• Quy định về giá thuê xe: Hãy xem xét kỹ xem giá thuê xe được tính theo giờ, ngày, hay tháng. Đặc biệt, nếu tính theo ngày, cần hỏi rõ thời gian nào được coi là một ngày thuê. Có nơi sẽ tính 24 giờ, nhưng cũng có nơi chỉ tính từ 9 giờ sáng đến 9 giờ tối là một ngày.
• Số km tối đa trong ngày: Xem xét số km tối đa mà bạn được phép sử dụng mỗi ngày và mức phí phát sinh nếu vượt quá số km này.
• Tính phí phát sinh khi vượt giờ thuê: Nếu bạn trả xe muộn hơn thời gian đã thỏa thuận, cần biết rõ mức phí sẽ được tính như thế nào. Ví dụ, nếu bạn đồng ý trả xe vào lúc 8 giờ tối nhưng thực tế trả vào lúc 10 giờ tối, bạn sẽ phải trả thêm bao nhiêu cho 2 tiếng đó.
• Chi phí thuê xe: Kiểm tra xem chi phí thuê xe đã bao gồm phí giao nhận và rửa xe hay chưa.
• Mức nhiên liệu hiện tại: Khi trả xe, nếu nhiên liệu giảm, cần biết rõ phí phát sinh sẽ là bao nhiêu.
• Thông tin quan trọng trong hợp đồng: Hợp đồng cần nêu rõ ngày giờ giao nhận xe, thời gian thuê, số tiền thuê đã thỏa thuận, số tiền thanh toán trước, và số tiền đặt cọc.
• Trách nhiệm của hai bên: Hợp đồng cũng nên quy định rõ trách nhiệm của cả hai bên trong trường hợp xảy ra tai nạn hoặc va chạm trong quá trình thuê xe.

Ngoài ra, khi thuê xe, bạn sẽ được kèm theo một biên bản xác nhận tình trạng xe. Trước khi ký vào biên bản này, hãy kiểm tra kỹ xe và tốt nhất là quay video hoặc chụp ảnh để tiện đối chứng sau này.

Mời bạn xem thêm:

• Thời hạn sử dụng đất cơ sở tôn giáo là bao lâu?
• Thủ tục xin thay đổi kết cấu xe ô tô diễn ra như thế nào?
• Mẫu hợp đồng dịch vụ du lịch theo tour năm 2024

Câu hỏi thường gặp: