Thủ tục chứng thực chữ ký năm 2024

Chứng thực chữ ký là gì?

Theo khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể chứng thực chữ ký. Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các trường hợp sau sẽ không được chứng thực chữ ký:

• Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Một điều kiện quan trọng khi yêu cầu chứng thực là người yêu cầu phải minh mẫn, có khả năng nhận thức và làm chủ hành vi.
• Chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hoặc Căn cước công dân của người yêu cầu chứng thực không còn giá trị sử dụng hoặc bị giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức khác; kích động chiến tranh.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ giấy ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường, và không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

Trường hợp không được chứng thực chữ ký

Không phải mọi trường hợp đều được chứng thực chữ ký. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có những tình huống mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ từ chối chứng thực chữ ký. Cụ thể, khi người yêu cầu không minh mẫn, giấy tờ tùy thân không hợp lệ, hoặc văn bản có nội dung trái pháp luật và đạo đức xã hội. Ngoài ra, các giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch cũng không được chứng thực chữ ký, trừ trường hợp là giấy ủy quyền không có thù lao và không liên quan đến chuyển quyền tài sản. Việc tuân thủ những quy định này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm của cơ quan chứng thực.

Căn cứ Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trường hợp không được chứng thực chữ ký như sau:

• Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Xem thêm: Muốn bán đất cần chữ ký của những ai

Thủ tục chứng thực chữ ký năm 2024

Theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình các giấy tờ sau:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
• Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Thủ tục chứng thực chữ ký như thế nào?

Người thực hiện chứng thực kiểm tra các giấy tờ yêu cầu chứng thực. Nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì yêu cầu người đó ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
• Đối với giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ. Nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người đó ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng cho các trường hợp sau:

• Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
• Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
• Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
• Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Trường hợp đặc biệt, việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng cho việc chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được. Nội dung lời chứng sẽ được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã diễn ra thế nào?
• Các trường hợp không được chứng thực chữ ký hiện nay
• Thủ tục chứng thực và sao y bản chính năm 2024

Câu hỏi thường gặp: