Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2024

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là phương tiện ghi nhận giao dịch điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, được tổ chức, cá nhân lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được tạo, gửi, lưu trữ và nhận dưới dạng dữ liệu điện tử và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán và thuế. Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử, gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Trước khi hóa đơn đến tay người mua, mã số do cơ quan thuế cấp sẽ được thêm vào hóa đơn, giúp xác thực và quản lý chặt chẽ các giao dịch. Mã này bao gồm số giao dịch và chuỗi ký tự mã hóa theo thông tin người bán. Đối tượng áp dụng hóa đơn có mã gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, trừ trường hợp được phép dùng hóa đơn không có mã hoặc trường hợp cần cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Được tạo bởi các doanh nghiệp có đủ điều kiện về công nghệ thông tin, như những doanh nghiệp trong ngành điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, thương mại điện tử, tài chính, vận tải và các ngành có tính chuyên biệt khác. Những doanh nghiệp này phải đáp ứng điều kiện cơ sở hạ tầng để đảm bảo an toàn dữ liệu.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ tạo sự minh bạch trong các giao dịch mà còn góp phần vào quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý và tuân thủ quy định pháp luật về thuế và kế toán.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2024

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định năm 2024, doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh có thể thực hiện quy trình đăng ký theo các bước sau, dựa trên nội dung quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn điện tử sử dụng

Doanh nghiệp cần xác định mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế, dựa trên đặc điểm kinh doanh và yêu cầu của pháp luật.

Bước 2: Hoàn thành Tờ khai đăng ký

Điền Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA thuộc nội dung tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Mẫu tờ khai này cung cấp các thông tin cơ bản về loại hóa đơn và các yêu cầu liên quan.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Doanh nghiệp hoàn tất và nộp tờ khai tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế. Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi qua thông báo về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu đăng ký không được chấp nhận, doanh nghiệp cần bổ sung và điều chỉnh thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế, sau đó gửi lại theo các bước trên.
• Sau khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã phát hành trước đây và thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng theo nội dung tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc hoàn thành quy trình này đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý thuế.

Tìm hiểu ngay: Mẫu tờ khai hợp đồng đăng ký chuyển nhượng quyền sở hữu công nghiệp

Có bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?

Hóa đơn điện tử, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có những yêu cầu nhất định về chữ ký số, nhưng không phải trong mọi trường hợp đều bắt buộc phải có. Dưới đây là tổng hợp các quy định liên quan đến chữ ký số trên hóa đơn điện tử:

Trường hợp bắt buộc phải có chữ ký số:

• Đối với doanh nghiệp và tổ chức: Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức bán hàng.
• Đối với cá nhân: Nếu người bán là cá nhân, hóa đơn sẽ cần có chữ ký số của cá nhân đó hoặc của người được ủy quyền.

Trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số:

Căn cứ theo nội dung quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, bao gồm:

• Hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua: Không bắt buộc có chữ ký điện tử của người mua. Nếu có thỏa thuận giữa hai bên, hóa đơn có thể có chữ ký số, ký điện tử của cả người bán và người mua.
• Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán hay người mua.
• Hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân: Không yêu cầu có ký hiệu mẫu, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hay chữ ký số.
• Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ: Không yêu cầu chữ ký số của người bán, trừ trường hợp được cấp mã bởi cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử cho dịch vụ vận tải hàng không: Trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế của người mua, hay chữ ký số của người bán.

Hóa đơn điện tử là công cụ quan trọng trong việc ghi nhận giao dịch kinh doanh, và việc sử dụng chữ ký số nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của hóa đơn. Tuy nhiên, nội dung quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng đã đưa ra các trường hợp ngoại lệ, cho phép linh hoạt trong việc áp dụng chữ ký số tùy thuộc vào tình huống cụ thể. Do đó, doanh nghiệp và cá nhân khi lập hóa đơn điện tử cần hiểu rõ các quy định này để thực hiện đúng theo luật định.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục tổ chức đấu thầu tín phiếu kho bạc Nhà nước thế nào?
• Mẫu giấy xác nhận về việc cho thuê doanh nghiệp tư nhân năm 2024
• Theo quy định mới đất thổ cư có bị quy hoạch không?

Câu hỏi thường gặp: