Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới năm 2024

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu tại Doanh nghiệp

Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ban hành năm 2014, hiện tại, có hai nhóm đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) chính, đó là nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và nhóm đối tượng tham gia BHXH theo hình thức tự nguyện.

Tại các doanh nghiệp, nhóm đối tượng tham gia BHXH lần đầu thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, dựa trên quy định tại Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Điều 2 của Nghị định 143/2018/NĐ-CP, bao gồm:

Người lao động là công dân Việt Nam:

• Người làm việc theo hợp đồng lao động.
• Cán bộ, công chức, viên chức; lực lượng an ninh quốc phòng.
• Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
• Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương.
• Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam: Người có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề, hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới

Việc thực hiện thủ tục đóng BHXH cho nhân viên mới không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện trách nhiệm xã hội và quản lý nhân sự hiệu quả. Chỉ khi các doanh nghiệp hiểu và đảm bảo thực hiện đúng quy trình này, họ mới có thể xây dựng được một tổ chức mạnh mẽ và bền vững trên cơ sở tôn trọng quyền lợi của nhân viên và tuân thủ pháp luật.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong trường hợp ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên, người sử dụng lao động sẽ phải bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Theo hướng dẫn của Điều 23 trong Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2019 và Quyết định 222/QĐ-BHXH, việc đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới yêu cầu các tài liệu sau:

• Tài liệu do người lao động chuẩn bị:
  • Tờ khai tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
  • Nếu người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, cần bổ sung Giấy tờ chứng minh để ghi nhận mức hưởng cao hơn.
• Tài liệu do người sử dụng lao động chuẩn bị:
  • Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
  • Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Cả doanh nghiệp và người lao động chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Trách nhiệm của doanh nghiệp là hướng dẫn người lao động kê khai thông tin và hoàn thiện các tài liệu cần thiết.

Tham khảo thêm: chuyển nhượng hợp đồng bảo hiểm

Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới

Trách nhiệm của doanh nghiệp không chỉ là thực hiện thủ tục đóng BHXH cho nhân viên mới một cách đúng đắn mà còn là xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và phát triển bền vững. Ý thức về vai trò của BHXH trong việc bảo vệ quyền lợi và an sinh xã hội cho nhân viên là yếu tố quan trọng để thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách hiệu quả.

Theo quy định của Chương IV trong Quyết định 595/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Người lao động và doanh nghiệp cùng nhau hoàn thiện hồ sơ.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Hình thức nộp hồ sơ có thể là:

• Qua bưu điện.
• Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
• Nộp trực tuyến qua Cổng Thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.

Bước 3: Doanh nghiệp thực hiện việc đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bảo hiểm và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động. Thời hạn giải quyết yêu cầu là tối đa 05 ngày.

Lệ phí: Không mất phí đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.

Hình thức cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế: Tuân thủ theo hình thức đăng ký mà doanh nghiệp đã chọn.

Thời hạn làm thủ tục đóng bảo hiểm cho nhân viên mới

Dựa vào quy định tại Khoản 1 Điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng.

Do đó, thời hạn để thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới là 30 ngày, tính từ ngày làm việc thông thường, bao gồm cả các ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết và ngày nghỉ hàng tuần.

Trong trường hợp không thực hiện việc lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng người lao động, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều 41 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

• Đối với người sử dụng lao động là cá nhân: Bị phạt tiền từ 02 đến 04 triệu đồng cho mỗi người lao động bị vi phạm, tuy nhiên số tiền phạt tối đa không vượt quá 75 triệu đồng.
• Đối với người sử dụng lao động là tổ chức: Bị phạt tiền từ 04 đến 08 triệu đồng cho mỗi người lao động bị vi phạm, nhưng tổng số tiền phạt tối đa không vượt quá 150 triệu đồng, theo quy định tại Khoản 1 Điều 6 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Mời bạn xem thêm:

• Nguyên tắc cung cấp dịch vụ phụ trợ bảo hiểm hiện nay
• Người mua bảo hiểm có được chuyển nhượng hợp đồng bảo hiểm?
• Mức hưởng bảo hiểm y tế trái tuyến là bao nhiêu?

Câu hỏi thường gặp