Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

Trong trường hợp nào bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại giấy tờ được cấp bởi tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho các cá nhân, nhằm ghi nhận và xác nhận việc khấu trừ thuế TNCN. Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình thanh toán thuế thu nhập cá nhân, giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc tính toán và nộp thuế.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 25 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế được thực hiện như sau:

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 của Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ

Theo đó, đối với tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế và nộp vào thu nhập của cá nhân, nếu cá nhân bị khấu trừ thuế yêu cầu, thì buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Cụ thể, cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thuộc một trong các trường hợp sau đây:

(1) Khấu trừ thuế đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.

(2) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

(3) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

(4) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn.

(5) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

(6) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

(7) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ trúng thưởng.

(8) Khấu trừ thuế đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

(9) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác, được quy định khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập.

Bên cạnh đó, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể được quy định như sau: Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì thực hiện như sau: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường bao gồm các thông tin cụ thể như số tiền thu nhập đã được khấu trừ thuế, tỷ lệ thuế TNCN áp dụng, số tiền thuế đã khấu trừ và các thông tin liên quan khác như mã số thuế cá nhân, ngày tháng năm sinh của người nhận thu nhập. Qua chứng từ này, người lao động có thể theo dõi và xác nhận lại các khoản thuế đã được khấu trừ, đồng thời sử dụng để khai báo thu nhập trong quá trình nộp thuế cá nhân hàng năm.

Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân. Điều này có nghĩa là chứng từ này phải được tạo ra và cung cấp cho cá nhân ngay khi họ nhận được thu nhập đã bị khấu trừ thuế.

Mặt khác, theo quy định, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình, nhằm đảm bảo tính minh bạch và quản lý chặt chẽ về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Trước đây, chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể được cấp dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, miễn là đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng bản điện tử, nhằm nâng cao tính hiệu quả, tiện lợi và khả năng quản lý của hệ thống thuế.

Tham khảo thêm: Thủ tục hoàn thuế gtgt hàng nhập khẩu

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đối với tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập, việc cấp và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là trách nhiệm pháp lý quan trọng. Đảm bảo chất lượng và tính hợp pháp của chứng từ này là điều được cơ quan thuế và các bên liên quan quan tâm và theo dõi chặt chẽ. Việc thực hiện đúng quy định về cấp và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp cho quy trình nộp thuế diễn ra trơn tru, mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của hệ thống thuế của đất nước.

Theo khoản 2 Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các tổ chức khấu trừ thuế TNCN được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử. Điều này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần phải tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn mua gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.

Bước 2: Cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ, trong đó nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ tiến hành làm hợp đồng cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử cho khách hàng. Hồ sơ đăng ký dịch vụ bao gồm các giấy tờ như Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Trong trường hợp người ký được ủy quyền, cần cung cấp thêm giấy ủy quyền và các giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

Bước 3: Nhân viên của đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ điện tử sẽ hướng dẫn khách hàng cách sử dụng phần mềm.

Bước 4: Sau khi khách hàng đã dùng thử và chấp nhận, đơn vị cung cấp sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho khách hàng sử dụng.

Lưu ý, theo Công văn 2455/TCT-DNNCN năm 2022 của Tổng cục Thuế, các tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành hay chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, tổ chức khấu trừ cần tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Tham khảo thêm:

• Quy định mới về chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
• Thủ tục xin miễn giảm thuế đất phi nông nghiệp thế nào?
• Tiền chuyển vào tài khoản có bị tính thuế không?

Câu hỏi thường gặp