Chứng thực và sao y là gì?
Chứng thực và sao y là những thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực công chứng và liên quan đến các thủ tục hành chính, giao dịch. Khi thực hiện các thủ tục này, người dân thường được yêu cầu có bản sao y hoặc bản chứng thực. Vậy chính xác chứng thực và sao y là như thế nào?
Chứng thực là gì?
Mặc dù không có định nghĩa cụ thể trong văn bản pháp luật, chứng thực có thể hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận giấy tờ, tài liệu là chính xác và hợp lệ. Văn bản chứng thực là các giấy tờ, văn bản, hợp đồng hoặc giao dịch đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là đúng.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các dạng chứng thực bao gồm:
- Chứng thực bảo sao từ bản chính: Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận rằng bản sao là chính xác so với bản gốc.
- Chứng thực chữ ký: Cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên văn bản là của người có liên quan.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Xác nhận các yếu tố như nội dung, địa điểm, thời gian của hợp đồng, giao dịch và sự đồng ý tự nguyện của các bên.
Sao y là gì?
Sao y được định nghĩa tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Đây là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy, sao chép đầy đủ và chính xác nội dung của văn bản gốc, được trình bày theo quy định về thể thức và kỹ thuật.
Xem thêm: Công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì
Thủ tục chứng thực và sao y bản chính năm 2024
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính (sao y bản chính) được quy định cụ thể tại Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính của giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Nếu bản chính là của cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, đã được công chứng hoặc chứng nhận, phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật, trừ khi có miễn hợp pháp lý theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ có bản chính mà không có bản sao, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải tiến hành chụp từ bản chính, trừ khi không có phương tiện để chụp.
- Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra bản sao so với bản chính. Nếu nội dung của bản sao khớp với bản chính và không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thực hiện chứng thực như sau:
- Lập lời chứng nhận đầy đủ từ bản chính theo mẫu quy định.
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên, lời chứng nhận được ghi vào trang cuối cùng. Đối với bản sao có từ 02 tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.
- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính hoặc nhiều bản sao từ một bản chính trong cùng một thời điểm sẽ được gán một số chứng thực riêng biệt.
Thủ tục chứng thực trực tuyến
Để thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP, các bước sau được quy định cụ thể:
Xuất trình bản chính và yêu cầu chứng thực: Tổ chức hoặc cá nhân cần chứng thực xuất trình bản chính của giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử.
Thực hiện chứng thực:
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử từ bản chính và nhập lời chứng nhận vào bản sao điện tử.
- Người thực hiện chứng thực ký số vào bản sao điện tử và cập nhật vào sổ chứng thực.
Gửi bản sao điện tử đã được ký số:
- Cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức tại Cổng dịch vụ công quốc gia.
- Nếu tổ chức hoặc cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân hoặc tổ chức cung cấp.
Thủ tục đăng ký và đặt lịch hẹn:
- Truy cập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn/, chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”.
- Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”.
- Theo hướng dẫn, chọn cơ quan chứng thực, loại giấy tờ cần chứng thực, và đặt lịch hẹn theo ngày giờ phù hợp.
Thanh toán phí chứng thực và nhận kết quả:
- Đến cơ quan đã đăng ký theo lịch hẹn, mang theo bản chính giấy tờ cần chứng thực và nộp lệ phí chứng thực.
- Sau khi hoàn tất thủ tục, nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử đã được ký số.
Thông tin chi tiết và hướng dẫn thêm có thể được cung cấp trực tiếp từ Cổng Dịch vụ công quốc gia tại https://dichvucong.gov.vn/.
Mời bạn xem thêm:
- Mẫu chứng thực di chúc mới năm 2024
- Thủ tục chứng thực di chúc tại UBND xã diễn ra thế nào?
- Các trường hợp không được chứng thực chữ ký hiện nay
Câu hỏi thường gặp:
Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
“2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, xét đến thực tiễn cũng cần lưu ý:
Đối với bản sao y các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng tốt nghiệp,…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.
Đối với bản sao y các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân, …) thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý khi bản gốc còn giá trị.
Hiện hành, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:
Phòng Tư pháp: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
| ❓ Câu hỏi: | Thủ tục chứng thực và sao y bản chính năm 2024 |
| 📰 Chủ đề: | Luật |
| ⏱ Thời gian đăng: | 02/07/2024 |
| ⏰ Ngày Cập nhật: | 02/07/2024 |
