Hướng dẫn soạn thảo mẫu giấy mời hội nghị cán bộ, công chức
Mẫu giấy mời hội nghị cán bộ, công chức là một công cụ quan trọng trong việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện quan trọng trong tổ chức. Mẫu giấy mời hội nghị giúp thông báo cho cán bộ, công chức về sự tổ chức của cuộc họp, báo cáo, buổi tập huấn hoặc sự kiện quan trọng khác. Nó cung cấp thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, chương trình và mục đích của cuộc họp, giúp người nhận có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị cho sự kiện tốt nhất.
Dưới đây là một hướng dẫn để soạn thảo mẫu giấy mời hội nghị cán bộ, công chức:
- Đầu tiên, bắt đầu bằng tiêu đề “GIẤY MỜI HỘI NGHỊ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC”.
- Ghi rõ vị trí và tên của cơ quan, tổ chức hoặc công ty bạn đại diện. Ví dụ: “Công ty ABC”, “Sở XYZ” hoặc “Ủy ban MNP”.
- Ghi ngày tháng và địa điểm tổ chức hội nghị. Ví dụ: “Ngày 10 tháng 12 năm 2023 tại Hội trường ABC, Địa chỉ XYZ”.
- Bắt đầu nội dung giấy mời bằng cách ghi lời mở đầu lịch sự và chào mời. Ví dụ: “Kính gửi: Quý cán bộ, công chức”, “Kính gửi: Đồng chí, đồng nghiệp”.
- Đưa ra mục đích của hội nghị. Mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ, mục tiêu và lợi ích của cuộc họp. Ví dụ: “Chúng tôi xin trân trọng mời Quý vị tham dự Hội nghị cán bộ, công chức nhằm thảo luận về các vấn đề quan trọng liên quan đến quy trình làm việc, phát triển cá nhân và nâng cao hiệu quả công việc”.
- Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian và chương trình hội nghị. Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc, các buổi cao điểm, giờ ăn trưa và các hoạt động dự kiến trong chương trình. Đồng thời, chú ý đến thời gian khai mạc và tên người chủ trì. Ví dụ: “Thời gian: Từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều, với buổi trưa từ 12:00 đến 1:00. Người chủ trì: Ông/Bà XYZ”.
- Gửi lời mời chính thức và lịch sự nhờ Quý vị xác nhận sự tham dự. Cung cấp thông tin liên hệ để người nhận có thể xác nhận tham dự hoặc hỏi thêm thông tin. Ví dụ: “Rất mong Quý vị xác nhận sự tham dự trước ngày 25 tháng 11 năm 2023 tại số điện thoại ABC hoặc qua email XYZ”.
- Kết thúc bằng cách gửi lời cảm ơn và hy vọng nhận được sự tham dự tích cực từ Quý vị. Ví dụ: “Chúng tôi xin chân thành cảm ơn và hy vọng nhận được sự tham dự tích cực từ Quý vị. Trân trọng kính chào”.
- Cuối cùng, đặt tên và chức vụ của người ký. Ghi rõ tên, chức vụ và thông tin liên hệ của người đại diện cơ quan tổ chức. Cũng như, để chỗ trống để ký tên và đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức.
Lưu ý rằng mẫu giấy mời hội nghị có thể thay đổi tùy theo tổ chản hoặc cơ quan tổ chức. Bạn nên tuỳ chỉnh nội dung và định dạng giấy mời sao cho phù hợp với tình huống cụ thể và quy định của tổ chức bạn đại diện.
>>>Xem thêm: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Lưu ý khi soạn thảo mẫu giấy mời hội nghị cán bộ, công chức
Mẫu giấy mời hội nghị đóng vai trò quan trọng trong việc tạo cơ hội kết nối và giao lưu giữa các cán bộ, công chức trong tổ chức. Nó tạo điều kiện cho sự gặp gỡ, trao đổi, thảo luận và hợp tác, từ đó thúc đẩy sự tương tác và gắn kết trong cộng đồng cán bộ, công chức. Thông qua mẫu giấy mời hội nghị, các cán bộ, công chức có thể tham gia vào các buổi tập huấn, diễn đàn chuyên đề hoặc chia sẻ kinh nghiệm. Đây là cơ hội để họ cập nhật kiến thức, kỹ năng và tiếp thu những thông tin mới nhất về lĩnh vực công việc của mình, từ đó nâng cao năng lực và phát triển sự nghiệp.
Khi soạn thảo mẫu giấy mời hội nghị cán bộ, công chức, hãy lưu ý các điểm sau đây để đảm bảo tài liệu của bạn chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp:
- Chính xác thông tin: Đảm bảo rằng tất cả các thông tin về tên cơ quan, tổ chức, ngày tháng, địa điểm và thời gian hội nghị đều chính xác. Không gây nhầm lẫn cho người nhận thông tin.
- Ngôn ngữ lịch sự: Sử dụng ngôn từ lịch sự, trang trọng và chuyên nghiệp trong toàn bộ giấy mời. Tránh sử dụng ngôn từ không chính thức hoặc quá hạn chế.
- Mục đích rõ ràng: Trình bày mục đích của hội nghị một cách rõ ràng và ngắn gọn. Nêu rõ những vấn đề cần thảo luận và mục tiêu mà cuộc họp hướng đến.
- Thời gian và chương trình: Cung cấp một chương trình chi tiết cho hội nghị, bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc, các buổi cao điểm và các hoạt động dự kiến. Điều này giúp người nhận có cái nhìn tổng quan về sự kiện và có thể sắp xếp thời gian của mình.
- Xác nhận sự tham dự: Đảm bảo rằng giấy mời bao gồm một phần để người nhận xác nhận sự tham dự. Cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng để họ có thể đáp lại và xác nhận hoặc từ chối tham gia.
- Thời hạn xác nhận: Đặt một thời hạn xác nhận sự tham dự để giúp bạn có thể lên kế hoạch và chuẩn bị cho hội nghị một cách hiệu quả. Đồng thời, giới hạn số lượng người tham dự để bạn có thể kiểm soát được tổ chức sự kiện.
- Cung cấp thông tin liên hệ: Đảm bảo rằng giấy mời đi kèm với thông tin liên hệ rõ ràng của người đại diện cơ quan tổ chức. Điều này cho phép người nhận có thể liên hệ để xác nhận, đặt câu hỏi hoặc yêu cầu thông tin thêm.
- Định dạng chuyên nghiệp: Sử dụng một định dạng chuyên nghiệp và trình bày sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và dễ đọc. Sử dụng các đoạn văn ngắn, đánh dấu các tiêu đề và đảm bảo rằng tài liệu được trình bày theo cách hợp lý.
- Kiểm tra lỗi: Rà soát lại toàn bộ giấy mời để phát hiện và sửa chữa bất kỳ lỗi ngữ pháp, chính tả hoặc sai sót nào. Điều này sẽ giúp tài liệu trông chuyên nghiệp và chính xác hơn.
- Ký tên và đóng dấu: Đảm bảo rằng mẫu giấy mời được ký tên và đóng dấu bởi người đại diện cơ quan tổ chức. Điều này làm cho giấy mời trở nên chính thức và xác thực.
Nhớ rằng, mẫu giấy mời hội nghị có thể thay đổi tùy theo yêu cầu và quy định của tổ chức bạn đại diện. Hãy đảm bảo tuỳ chỉnh nội dung và định dạng theo tình huống cụ thể và mục đích của cuộc họp.
Mời bạn xem thêm:
- Mẫu giấy phép xử lý chất thải nguy hại đúng quy định
- Mẫu giấy ủy quyền giải quyết công việc mới 2024
- Mẫu giấy cam kết không có tranh chấp đất đai
Câu hỏi thường gặp:
Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 40/2017/TT-BTC, các khoản chi tổ chức hội nghị của cơ quan nhà nước được liệt kê như sau:
Chi phí thuê hội trường trong các ngày tổ chức hội nghị (trong trường hợp cơ quan, đơn vị không có địa điểm tổ chức hoặc có nhưng không đáp ứng được số lượng đại biểu tham dự); chi phí thuê máy chiếu, trang thiết bị và phòng họp trực tiếp phục vụ cho hội nghị.
Chi tiền cho văn phòng phẩm phục vụ cho hội nghị; chi phí tài liệu và văn phòng phẩm được phát cho các đại biểu tham dự hội nghị.
Chi phí thù lao và các khoản công tác phí cho giảng viên, báo cáo viên liên quan đến các hội nghị tập huấn nghiệp vụ, các lớp phổ biến, quán triệt và triển khai cơ chế, chính sách của Đảng và Nhà nước; chi phí bồi dưỡng cho người có báo cáo tham luận trình bày tại hội nghị.
Chi phí thuê phương tiện đưa đón các đại biểu từ nơi nghỉ đến nơi tổ chức cuộc họp trong trường hợp cơ quan, đơn vị không có phương tiện hoặc có nhưng không đáp ứng được số lượng đại biểu.
Chi phí giải khát giữa giờ: 20.000 đồng/1 buổi (nửa ngày)/đại biểu.
Chi phí hỗ trợ cho khách mời không nằm trong danh sách trả lương của cơ quan nhà nước: bao gồm tiền ăn uống, tiền thuê phòng nghỉ và tiền phương tiện đi lại.
Trong trường hợp phải tổ chức bữa ăn tập trung, cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị được chi bù thêm phần chênh lệch giữa mức chi thực tế do tổ chức bữa ăn tập trung với mức đã thu tiền ăn từ tiền phụ cấp lưu trú của các đại biểu thuộc cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các doanh nghiệp.
Các khoản chi khác: bao gồm chi phí làm thêm giờ, mua thuốc chữa bệnh thông thường, trang trí hội trường và các khoản chi liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức hội nghị.
Đối với khoản chi khen thưởng thi đua trong cuộc họp tổng kết hàng năm, chi cho công tác tuyên truyền không được tính trong kinh phí tổ chức hội nghị, mà phải tính vào khoản chi khen thưởng, chi tuyên truyền của cơ quan, đơn vị.
Căn cứ theo Điều 2 Thông tư 40/2017/TT-BTC, chi tổ chức hội nghị của cơ cơ quan nhà nước được lấy kinh phí từ các nguồn sau:
Ngân sách nhà nước.
Nguồn thu phí được để lại theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, dịch vụ của đơn vị sự nghiệp công lập.
Nguồn kinh phí khác theo quy định của pháp luật (nếu có).
| ✅ Mẫu đơn: | Mẫu giấy mời hội nghị cán bộ, công chức |
| ✅ Định dạng: | File Word, File PDF |
| ✅ Số lượng file: | 2 |
| ✅ Lượt tải: | +1200 |
